Relaterade dokument:
Ansökan om projektstart
Beskrivning av projekt (Texten nedan)
Vad är ett projekt?
Ett projekt är ett arrangemang, eller en arrangemangsserie, där föreningen inte är ensam huvudarrangör. Det kan till exempel vara en enskild medlem, eller en grupp av medlemmar, som vill arrangera en konsert med en speciell artist, som förenignen själv valt att inte arrangera.
Det kan också vara andra saker, som en filminspelning, ett konstprojekt, eller liknande. För att kunna startas som projekt i Hässleholms musikforum, så måste verksamheten klinga väl tillsammans med föreningens stadgar.
För att ett projekt ska kunna startas måste projektets huvudansvarige vara medlem i föreningen.
Vad är syftet med ett projekt?
Helt enkelt att bredda föreningens utbud av aktiviteter, samt att göra det lättare för individuella medlemmar att själva arrangera olika evenemang och aktiviteter i föreningens lokal.
Hur går det till?
Den eller de som vill starta ett projekt fyller i blanketten ”Ansökan om projektstart” och lämnar till ett styrelsemöte. På blanketten framgår vad projektet innebär, det vill säga:
- Vilken slags verksamhet som ska bedrivas
- Om det ska vara offentlig verksamhet (öppen för allmänheten) eller en sluten verksamhet (för en speciell grupp, t.ex. förinbjudna gäster, medlemmar i projektet, eller musikforums medlemmar)
- Vad projektet kommer att kosta
- Vilka som är ansvariga inom projektet
Om allting är i sin ordning, så beslutar styrelsen om att starta projektet.
Att arrangera genom ett projekt
När projektet ska arrangera ett evenemang, lämnar de en arrangemangsbeskrivning och förslag på datum för arrangemanget, till musikforums styrelsemöte, som beslutar om projektet får tillträde till lokalen.
Lokalkostnaden för ett projekt är halva den ordinarie kostnaden, det vill säga i skrivande stund 500kr, men detta kan komma att ändras framöver.
Närvaro på musikforums styrelsemöten, samt redovisning av arrangemang
Projektet måste vara representerat av minst en person på musikforums styrelsemöten två veckor innan, och två veckor efter ett arrangemang. Om projektet är utan representation under denna tid avslutas projektet, lokalbokningar anulleras, och ekonomiska medel tillfaller musikforum.
Senast två veckor efter genomfört arrangemang, så ska projektet:
- Redovisa bokföring, och lämna kopior på verifikat
- Överlämna ekonomiska medel
- Lämna kopior på entréblanketter med besökarantal
till musikforums styrelsemöte.
Tilltäde till projektets arrangemang
Alla som är medlemmar i hässleholms musikforum måste ha tillträde till projektets evenemang. Detta betyder att ingen enskild medlem får nekas inträde. Däremot står det projektet helt fritt att ha begränsande åldersgränser, och ta ut medlemskapskostnad. Medlemskapskostnaden måste dock alltid vara reducerad med 25% för medlemmar i musikforum.
Vidare så ska funktionärer (max 2/ tillfälle) från musikforum alltid ha tillträde till projektets arrangemang. Dessa funktionärer väljs av musikforums styrelse, och ska i möjligaste mån uppfylla projektets krav på ålder och medlemskap.
Reklam
På eventuella flyers, affischer, hemsidor, och liknande ska musikforums logga, och meningen ”-Ett projekt i Hässleholms musikforum” ingå.
Projektet ska även reklamföras på musikforums hemsida.
Ekonomi
Varje projekt kommer att ha en egen ekonomi, åtskild från föreningens huvudekonomi.
Projektets ansvariga får själva ordna eventuellt startkapital, men detta återfås om projektet går med vinst. Musikforum bidrar med lokal och scenutrustning, eller vad som avtalas i varje enskilt fall.
Projektets ansvariga har själva hand om projektets löpande bokföring, men alla ekonomiska medel ska administreras av musikforums kassör. Dessa kommer att bokföras på ett eget konto som tillhör projektet, och vara helt åtskilt från musikforums övriga ekonomi.
Om projektet går med förlust, så är det de projektansvariga som själva bekostar detta.
Om projektet går med vinst så får de projektansvariga tillbaka pengar motsvarande sina utlägg, och resten stannar i projektets egen ekonomi, och kan användas till framtida arrangemang i projektets regi.
Skulle ett projekt avslutas då det har ekonomiska medel i sin kassa, kommer dessa att överföras till Hässleholms musikforum. Samma sak gäller om ett projekt varit inaktivt i mer än ett år.