För att föreningen ska kunna fungera så behövs såklart en hel del medlemsengagemang och möten där föreningen fattar beslut.

Hässleholms musikforum har nyligen genomgått en hel del strukturella förändringar, vilket märks tydligt på mötesgången.

Inom föreningen så finns det fyra olika sorters möten.

• Verksamhetsmöte
  Hålls varje lördag klockan 15.00 (utom då det är månadsmöte). Mötet är öppet för allmänheten, men endast medlemmar har rösträtt

  Det är verksamhetsmötets uppgift att se till att föreningen har verksamhet, arrangemang, och evenemang inbokade för flera månader fram i tiden. Skulle mötet misslyckas med att boka upp en månad, så övergår bokningsansvaret för den månaden till styrelsen, på månadsmötet månaden innan.

  Exempel: På månadsmötet i augusti övergår bokningsansvaret för september till styrelsen. Bokningsmötet har fortfarande ansvaret för oktober och framåt.

• Månadsmöte
  Månadsmötet hålls den andra lördagen i månaden klockan 15.00. Mötet är öppet för alla, men enbart medlemmar har rösträtt.

  På mötet så redovisas den gångna månadens beslut från styrelsen, och bokningsmöten. Styrelsen rapporterar om föreningens ekonomi. Ansvariga för arrangemang rapporterar om dessa, och gruppansvariga rapporterar om sina gruppers verksamet.

  På dessa möten så fattas alla större beslut, och beslut som behöver en bred förankring i föreningen.

• Styrelsemöte
  Styrelsemöte hålls varje lördag klockan 14.00 (utom då det är månadsmöte). Mötet är öppet för alla, men endast styrelsemedlemmar har rösträtt.

  På styrelsemötet avhandlas administrativa frågor, beslut som rör uppfyllandet av verksamhetsplanen, och bokningar som rör innevarande och nästkommande månad.
  Styrelsemötet behandlar också inkomna förslag till projekt, och föreningssamarbeten.

• Årsmöte
  Det största och viktigaste mötet under hela verksamhetsåret. Mötet är öppet för alla, men enbart medlemmar har rösträtt.

  Här väljs bland annat styrelsen, och verksamhetsplanen för nästa år fastställs.
  Årsmötet hålls en gång om året, och alla medlemmar kallas och förväntas närvara på det.